Spolu s rozvojem technologií, jimiž jsou nabity dnešní kancelářské budovy, se mění také facility management. Díky tisícům čidel měřících stovky parametrů získávají správci celé balíky nejrůznějších dat. Na jejich základě mohou budovu řídit efektivněji, odhalit provozní nedostatky, a to často i před tím, než dojde k závadě, zlepšit pracovní prostředí zaměstnanců, a především – ušetřit peníze.

Text: Jan Němec
Foto: Archiv

Když se řekne správa administrativní budovy, většina lidí si ji dodnes spojí nejspíš především s údržbáři, uklízečkami, případně vrátnými. Díky překotnému rozvoji technologií jsou dnes kanceláře mnohem víc než jen prostory, kam chodí bílé límečky pracovat. Budovy se mění na komplexní digitální ekosystém, který nonstop sbírá kvanta nejrůznějších dat.

Firmy z oblasti facility managementu proto dnes potřebují specialisty, kteří dokážou integrovat tyto technologie do každodenního provozu, experty, kteří zvládnou data analyzovat, a konečně také třeba specialisty schopné zajistit kybernetickou bezpečnost a ochranu dat před únikem a zneužitím. To sice na správce přináší větší požadavky, na oplátku ale technologie přinášejí také širokou škálu výhod.

„Moderní technologie dnes umožňují řídit kancelářské budovy výrazně efektivněji než dříve. Facility management má díky nim detailní přehled o provozu budovy, spotřebě energií i chování jednotlivých systémů v reálném čase. Na základě dat lze budovu aktivně řídit,“ popisuje technologický ředitel společnosti OKIN Facility Martin Polepil.

Čidla na každém rohu

Digitální technologie dnes zasahují téměř do všech vrstev provozu kancelářských budov a dokážou sledovat a řídit všechny klíčové provozní systémy. „Typicky jde o vytápění, chlazení, větrání, ale také osvětlení, stínění, přístupové systémy nebo obsazenost jednotlivých pracovních míst a zasedacích místností,“ vypočítává Stanislav Kolář, provozní ředitel společnosti SSI Group zabývající se facility managementem. Dá se tak monitorovat spotřeba energií, kvalita vnitřního prostředí, vytíženost prostor nebo chování uživatelů během dne.

Například developerská a realitní skupina Passerinvest v rámci kancelářských budov Brumlovka kvůli sběru dat využívaných při provozu budovy spravuje téměř dvě tisícovky různých měřidel. „Sledujeme provozní data jednotlivých prvků, spotřeby energií i veličiny vnitřního prostředí, jako jsou teplota, vlhkost nebo úroveň oxidu uhličitého,“ vysvětluje šéf property managementu v Passerinvest Jiří Majer. Vzhledem k tomu, že se v jednom z největších pražských administrativních komplexů pohybuje každý den až 10 tisíc lidí, sleduje firma také data ze vstupních systémů nebo analýzy kamerových systémů, aby omezila vandalismus.

Speciální software umí data o fungování systémů uvnitř budovy propojit do jednoho uzlu. „Propojují technologie klimatizace, osvětlení, topení, stínění nebo bezpečnostní systémy do jednoho ovládacího a monitorovacího prvku. Facility manažeři tak nezískávají jen okamžitý přehled o provozu, ale i dlouhodobá data, která ukazují, jak se budova chová v čase, a mohou tak snadněji optimalizovat její provoz i údržbu,“ popisuje Pavel Lískovec, ředitel společnosti Loxone, která se vývojem softwaru pro správu budov zabývá.

Vedle toho pomáhají technologie také s opravami nebo řešením závad. Díky sběru dat může správce třeba snáze odhalit místa, kde častěji dochází k poruchám. „Když se tato data propojí s informacemi o servisu a požadavcích uživatelů, dostává provozovatel velmi přesný obrázek o tom, co budova potřebuje a kde má smysl zasahovat,“ konstatuje Martin Polepil z OKIN Facility.

Díky kvalitní analýze dat dokáže správce budovy nejen reagovat na to, co se už stalo. „Inteligentní automatizace budov mění facility management od reaktivního režimu na režim prediktivní,“ dodává Pavel Lískovec. Co si pod tím představit? Data z inteligentních čidel nebo senzorů vidí správce v centrální aplikaci a může je využít třeba k předávání servisních upozornění nebo plánování údržby ještě dříve, než se něco porouchá.

Právě při zpracování obrovských objemů dat získává v posledních letech stále větší slovo také umělá inteligence. Analyzovat balíky informací lidským okem je podstatně méně efektivní. „Typicky se AI hodí k vyhodnocování velkého množství provozních dat a automatickému hlídání odchylek v chodu technologií, prediktivní údržbě nebo podpoře administrativních procesů,“ říká provozní ředitel SSI Group Stanislav Kolář.

Úspory až na prvním místě

Klíčovou otázkou pro majitele budov je pochopitelně ekonomický přínos technologií. Úspory podle facility manažerů nejsou malé. „Díky analýze provozních dat dokážeme přizpůsobit chod budovy tomu, co se v ní skutečně děje. Víme, kdy je tam největší pohyb osob a kdy naopak zaměstnanci odcházejí a kdy je budova využívána minimálně,“ popisuje Stanislav Kolář. Technologie pak umí na tyto situace reagovat – automaticky zvyšovat a snižovat intenzitu vytápění, chlazení nebo větrání a přepínat systémy do úsporného režimu.

„Stejný princip platí i dlouhodobě. Pravidelná analýza dat umožňuje odhalit špatně nastavené technologie, zbytečné přetápění nebo chlazení a reagovat na tyto odchylky včas,“ dodává Kolář. Výsledkem podle něj je řízení provozu ze dne na den, podle reálného využití budov, a nejen podle předem pevně daných schémat, tedy třeba pracovní doby, která bývá často v dnešní době u kanceláří spíše orientační.

To všechno se pak promítá do nižší spotřeby energií a tím i nižších provozních nákladů. Například společnost Passerinvest vyvíjí pro správu energií v kancelářích na Brumlovce speciální software, který bude umět data o provozu analyzovat automaticky. „Slibujeme si od toho další optimalizaci provozu a finanční úspory, které v kombinaci s moderními technologiemi dosahují řádově desítek procent,“ tvrdí Jiří Majer. Další ušetřené peníze přináší prediktivní údržba budovy.  

Technologické možnosti jsou dnes téměř nekonečné. Jak ale upozorňují experti, ne každá budova nutně potřebuje řídit vše do nejmenších detailů, a to právě z ekonomických důvodů. „Pořizovací náklady na tyto systémy nejsou malé, a proto je nutná klíčová vstupní analýza. Ta ukáže, kde má automatizace skutečný přínos a kde by šlo o zbytečný luxus,“ konstatuje Stanislav Kolář. Technologie totiž nemají být samoúčelné. „Smyslem není mít jich co nejvíc, ale navrhnout takové řešení, které dává dlouhodobý ekonomický smysl,“ dodává provozní ředitel SSI Group.

Zaměstnanci jako v bavlnce

Stejně jako automatické řízení systému chlazení a topení nebo větrání prospívá finančním rozpočtům majitelů budov, odráží se taky na pracovních podmínkách. Jednoduše řečeno, analýza dat umí automaticky nastavit technologie tak, aby se v místnostech zbytečně nepřetápělo ani zbytečně nechladilo, aby bílé límečky dýchaly dostatečně čerstvý vzduch. „Data navíc umožnují zpětně identifikovat problematická místa – například zasedací místnosti s dlouhodobě špatnou kvalitou vzduchu nebo prostory, kde se zaměstnanci necítí komfortně,“ dodává Kolář. Díky cíleným zásahům pak může facility manažer zlepšovat pracovní prostředí, což má přímý vliv na soustředění, pohodu a vůbec celkovou spokojenost zaměstnanců.

Jak konkrétně může řešení vypadat, popisuje vedoucí zastoupení společnosti Zehnder Group pro Česko a Slovensko Jiří Štekr. „Budova našeho sídla je vybavena topnými a chladicími stropy s absorpcí hluku napojenými na tepelná čerpadla, řízeným větráním s rekuperací tepla zajišťujícím nepřetržitý přívod čerstvého vzduchu s optimalizací teploty a vlhkosti, designovými radiátory, úsporným osvětlením doplňujícím denní světlo, venkovními žaluziemi a integrovaným ozvučením,“ vypočítává Štekr. Veškeré technologie pak řídí nadřazený systém, který pracuje s daty z čidel CO₂, teplotních a pohybových senzorů a meteostanice. „Díky průběžnému vyhodnocování dat je možné udržovat stabilní a tiché prostředí bez průvanu, které podporuje soustředění a pracovní výkon,“ dodává Štekr.

Nejde přitom jen o samotný pracovní výkon, který je pochopitelně lepší ve vyvětraných kancelářích s optimální teplotou. Firmy dnes musí své zaměstnance hýčkat tak, aby pracovní prostředí ve firmě bylo lepší než doma, a díky tomu se dařilo lidi dostat zpátky do kanceláří z home office, kde si zvykli pracovat během nedávné pandemie.

Když uklízejí roboti

Technologie v kancelářských budovách ovšem nezahrnují jen sběr dat a řízení budovy. Součástí je i nahrazování lidské pracovní síly, a to třeba ve formě úklidových robotů. Stále se sice nehodí pro všechny prostory, jejich obliba ve facility managementu ale roste.

Nejčastěji se automatické uklízecí stroje používají tam, kde se opakují stejné činnosti na větších plochách, tedy hlavně ve společných prostorách, na chodbách nebo v garážích kancelářských budov. „Fungují na principu autonomního pohybu v prostoru. Robot si nejprve pomocí senzorů a navigačních technologií zmapuje prostředí budovy a následně se v něm pohybuje podle uložené mapy a nastaveného scénáře. Díky tomu uklízí systematicky, bez vynechávání míst a s konstantní kvalitou,“ popisuje výhody robotického uklízeče technologický ředitel OKIN Facility Martin Polepil.

Doba, kdy se správce budovy obejde úplně bez lidí s mopem či vysavačem, ovšem ještě nenastala. A navíc robot potřebuje taky spolupráci zaměstnanců kanceláří – sám si totiž neodsune židle u pracovního stolu a neodstraní jiné překážky. „Je potřeba otevřeně říct, že robotický úklid není stoprocentní náhradou lidské práce. Vždy je nutná přítomnost pracovníků, kteří dočistí místa, kam se robot nedostane,“ dodává Stanislav Kolář z SSI Group.

Data znamenají i rizika

Stále rozšířenější a rozsáhlejší využívání sběru a analýzy dat při facility managementu přináší pro správce budov ovšem ještě jednu novinku. Jelikož jsou většinou systémy napojené na veřejnou internetovou síť, je třeba hlídat také to, aby se nasbíraná data nedostala do nepovolaných rukou. Jinak řečeno, i do facility managementu dorazila potřeba kybernetické bezpečnosti.

„Jde o velmi důležité téma a z mého pohledu o samostatnou profesi ve facility managementu. Ve zkratce je potřeba hlídat a mít správně zabezpečeno minimálně vše, co je napojeno do veřejných sítí,“ potvrzuje Jiří Majer z Passerinvestu. Háček je v tom, že do této množiny může spadat dnes v podstatě všechno. „Technologie spolu vzájemně komunikují, mají vzdálený přístup nebo nadřazené analytické systémy,“ dodává Majer.

Nabízí se pochopitelně otázka, k čemu by hackerovi nebo jinému kybernetickému zločinci byla data o tom, v jakých teplotách nebo pod jakým osvětlením pracují lidé v kancelářských budovách či kolik budova spotřebuje energie. „Technologie ve facility managementu dnes sbírají i detailní data o fungování budovy, jejím uspořádání nebo provozních zvyklostech,“ upozorňuje Martin Polepil. A třeba informace o zabezpečení budovy už cenné být mohou. Zvláštní kapitolu přitom představují třeba právě zmiňovaní robotičtí uklízeči. „Při orientaci v prostoru nejenže vytvářejí mapy interiérů, ale pracují i s obrazovými daty,“ dodává technologický ředitel OKIN Facility. Jinak řečeno, robot kličkující mezi pracovními stoly nemusí být jen automatickým uklízečem, ale taky špionem, který může číst třeba i informace na monitorech zaměstnanců.

Jak se kybernetická bezpečnost ve facility managementu řeší? Podle Stanislava Koláře je potřeba opět nejprve udělat vstupní analýzu, která identifikuje rizikové prvky, a to nejen na úrovni technologií, ale také u zaměstnanců správcovské firmy. „Klíčové je pak jasné vymezení přístupových práv k jednotlivým systémům, správné nastavení jejich rolí a pravidel a také školení zaměstnanců a klientů v tom, jak se bezpečně chovat a jaké chování může představovat riziko,“ vysvětluje Kolář.

Z této analýzy pak vyplynou tzv. úzká hrdla. „Vyhodnotí se, které technologie a softwarová řešení by mohly být potenciálním cílem útoku a jakým způsobem je potřeba je chránit. V praxi se proto často pracuje s oddělováním kritických systémů. Typickým příkladem jsou technologie, které fungují jako takzvané ostrovní systémy, tzn. nejsou přímo připojené k externím sítím, což výrazně snižuje riziko jejich napadení zvenčí,“ popisuje Stanislav Kolář.

Vedle toho je řešením zajistit lokální provoz technologií. „Tedy bez nutnosti odesílat data do veřejných cloudů,“ dává příklad Pavel Lískovec ze společnosti Loxone. Samozřejmostí je podle něj šifrovaná komunikace mezi senzory, řídicími jednotkami a uživatelskými aplikacemi stejně jako řízení přístupových práv, které přesně určuje, kdo a v jakém rozsahu může systémy ovládat nebo nahlížet do provozních dat. Vedle toho platí i obecnější pravidla, jako je pravidelná aktualizace softwaru nebo sledování nestandardního chování či bezpečnostních incidentů.