Strategie

Workplace & Management: Nová éra pracovního prostoru za 3, 2, 1 …

Workplace & Management: Nová éra pracovního prostoru za 3, 2, 1 …
19.8.2020

Koronavirus a nucené omezení pohybu naučily firmy víc a lépe využívat home office. Změní se tím i firemní kanceláře: přibude sdílených míst, zasedacích místností i multimediálních prostorů pro videokonference. Zásadně se změní i účel a smysl kanceláří.

Pandemie zasáhla byznys napříč všemi sektory. Donutila firmy přehodnotit svůj byznys model, hledat úspory a naučit se fungovat v nejistém prostředí. Vedle toho zásadně ovlivnila pohled na fungování zaměstnanců na pracovišti. Kanceláře po pandemii už nebudou jako dřív. „U všech klientů, se kterými pracujeme, vnímám, že tato zkušenost změnila jejich pohled na uspořádání kancelářských prostor. V naprosté většině případů překreslujeme původní plány,“ potvrzuje vedoucí týmu pronájmu kancelářských prostor Cushman & Wakefield Radka Novak. 

Nastaveným trendům se musí přizpůsobovat i developeři se svými novými administrativními projekty. „Zájemci jsou opatrnější a přehodnocují zadání, zejména pokud jde o počet pracovních stanic, které budou opravdu potřebovat. Covid-19 eskaloval téma flexibility, ať už jde o práci z domova nebo sdílené kanceláře,“ naznačuje směřování nových trendů Miloš Kocián, manažer odpovědný za leasing a marketing Penty Real Estate. 

Home office alespoň jednou týdně

Jednoznačně největším tématem během první vlny epidemie byla práce z domova. Kvůli omezenému pohybu a zvýšenému riziku nákazy v úplně nové, dosud nepoznané situaci musela většina firem improvizovat. A většinu zaměstnanců, u kterých není nezbytně nutná přítomnost na pracoviště, nechali nadřízení několik týdnů pracovat z domova. „Vnímání práce z domova se v souvislosti s pandemií změnilo. Homeoffice si vyzkoušely i firmy, které mu dříve příliš nakloněny nebyly, a ty, které tuto možnost zaměstnancům nabízely již dříve, ji značně rozšířily,“ konstatuje Radka Novak. Navzdory obavám některých managerů se ukázalo, že jejich podřízení dokáží profesně fungovat i bez osobního setkávání. A co víc, firma na tomto systému může dokonce ušetřit.

Virus jako katalyzátor

Není překvapením, že pracovní dobu strávenou ve vlastním obýváku si oblíbili i zaměstnanci. Podle průzkumu poradenské společnosti JLL mezi třemi tisíci zaměstnanci by práci z domova uvítala většina z nich. Nechtějí ale pracovat doma nonstop – chyběla by jim prý sociální interakce. Nejčastěji tak v průzkumu odpovídali, že by jim stačil home office na jeden nebo dva dny v týdnu. Pozitivní zkušenost s prací z domova během pandemie vede většinu firem k tomu, že ji budou více využívat i v budoucnosti. Například podle průzkumu poradenské společnosti CBRE předpokládá nárůst flexibility pracovní doby i prostor a využívání homeoffice 85 procent firem. Dvě třetiny firem proto chystají investice do technického vybavení, které práci na dálku usnadní.

Podle expertů by podobný vývoj zřejmě přišel tak jako tak. Flexibilní pracovní prostory byly velkým tématem i před propuknutím pandemie Covid-19, virus ale v této záležitosti zapůsobil jako katalyzátor. „Trend mobility pracovního prostředí nebyl vytvořen v důsledku pandemie, ale rozhodně se tím urychlil,“ říká Vendula Bláhová, senior workplace konsultant v JLL. 

Pandemické provizorium

Přestože home office představoval nejelegantnější řešení, jak chránit zaměstnance před nákazou koronavirem, v mnoha případech práce z domova nebyla možná. Firmy proto už v průběhu epidemie začaly řešit, jak vytvořit pokud možno bezpečné prostředí a omezit rizika šíření nákazy ve stávajících kancelářích. Vznikala proto do jisté míry provizorní řešení. „Především v počáteční fázi obnovení provozu kanceláří se kladl důraz na bezpečné rozestupy mezi jednotlivými pracovními stoly, firmy tak mnohdy snižovaly počet zaměstnanců přítomných v jednom okamžiku na pracovišti nejprve na 25 a později na 50 procent, ostatní nadále pracovali z domova,“ vysvětluje Radka Novak. 

V obzvláště zodpovědných firmách šli v zajištění bezpečnosti pracovníků ještě dál. Vyskytly se i případy, kdy firma nechala pracovní místa oddělit plastovými přepážkami. 

Sharing is caring

Ačkoliv pandemie výrazně zvýší využívání home office, neznamená to, že by firmy nepotřebovaly kanceláře. Na dálku nelze dělat všechno. „Potvrzuje to i náš nedávný průzkum, který zjišťoval zkušenosti s prací z domova u 40 000 respondentů z celého světa. Došel k závěru, že přestože zaměstnanci dokážou produktivně pracovat i odkudkoli mimo kancelář, osobní interakce v kanceláři je stále z mnoha důvodů zásadní," tvrdí Radka Novak. Nejde tedy jen o to, že by se lidé na home office ‚flákali‘, ale také o udržování firemní kultury. „Pro zachování firemní kultury, loajality a kontinuity je důležité, aby zaměstnanci docházeli pravidelně do kanceláře – aby se navzájem potkávali a probíhala mezi nimi interakce. Jedině tak mohou firmy inovovat a udržet si své místo na trhu,“ vysvětluje Vendula Bláhová z JLL.

Administrativní prostory však budou vypadat jinak. Po počátečních provizorních opatřeních firmy hledají dlouhodobé řešení. Tím mají být flexibilní kanceláře, které budou zohledňovat jednak větší podíl lidí pracujících z domova, ale také jiný účel docházení do práce. „Prostory, které jsou nyní určené převážně pro individuální, nebo dokonce soustředěnou práci, budou nahrazeny prostory pro spolupráci a vybavením podporujícím well-being," předpovídá workplace konzultant ve společnosti CBRE Filip Muška. Jinak řečeno, na individuální práci, která vyžaduje soustředění, budou zaměstnanci zůstávat doma. „Kanceláře se stanou místem určeným hlavně pro sdílení informací a zkušeností, kreativní spolupráci, předávání hodnot a kultury. Tomu se bude přizpůsobovat skladba prostor, vnitřní uspořádání,“ vysvětluje Muška.

Kanceláře jako lobby a multimediální centra

V praxi dnešní malé kanceláře nahradí větší společné prostory určené k setkávání lidí. Podle Radky Novak sice ubude pracovních míst, ale zvýší se podíl neformálních komunitních zón. „Kanceláře už nebudou zaplněné kancelářskými stoly, ale budou designově řešeny jako hotelové lobby s dostatkem veřejného prostoru,“ vykresluje podobu postpandemických kanceláří. 

Kromě neformálních zasedaček přibydou i prostory určené pro spolupráci s kolegy na home office a on-line komunikaci obecně. Zaměstnanci budou mít k dispozici více místností určených pro videokonference a on-line meetingy. Především u nových budov pak budou muset developeři upravit plány tak, aby splnili vyšší nároky na technologie a bezpečnost zaměstnanců. Budovy budou muset být více automatizované a využívat například bezdotykové přístupy. „Firmy se také budou ještě více než dřív zajímat o kvalitu a zdravotní nezávadnost prostředí, především vzduchu v kancelářích,“ myslí si Radka Novak. 

Změní se i co-working

V počáteční fázi pandemie zažívaly těžké časy i co-workingová centra – lidé se jim vyhýbali podobně jako všem kancelářím. Firmy ale brzy pochopily, že co-working se může právě v pandemii hodit. „Zaznamenali jsme trend přesouvat sem části týmů, aby firmy diverzifikovaly rizika spojená s případnou další vlnou infekce,“ říká senior analytik v oddělení výzkumu JLL Martin Stričko. Jinak řečeno, aby v případě nákazy jednoho zaměstnance nemusela do karantény celá firma, pracovaly různé týmy na různých místech.

Vzestup potenciálu co-workingových center očekávají analytici i na podzim, a to hlavně kvůli nejistotě. Ekonomická krize spojená s pandemií je nevyzpytatelná a jen obtížně lze odhadnout, jak se bude byznysu dařit a kolik zaměstnanců (ne)bude potřebných. Firmy právě s ohledem na výše zmíněné budou hledat flexibilnější řešení než klasické nájemní smlouvy. V průzkumu CBRE takové plány potvrdila čtvrtina oslovených firem.

I sdílené kanceláře se však budou muset přizpůsobit přetrvávajícím zdravotním rizikům. „Dařit se bude zejména těm provozovatelům co-workingu a sdílených kanceláří, kteří budou nabízet menší kanceláře s otevíratelnými okny, vysoký standard hygienických opatření a budou vybaveny nejmodernějšími technologiemi,“ popisuje specialistka pronájmu co-workingových kanceláří v CBRE Lenka Hrudíková.

Koronaslevy

Už dnes se dopady epidemie na uvažování firem začínají na trhu projevovat. Mnoho společností zjistilo, že si ve skutečnosti vystačí s menšími prostorami, než jaké využívali dosud. Důvodem je právě větší využívání home office a sdílených míst, na kterých zaměstnanci rotují. 

Nadbytečných metrů se tak firmy snaží zbavit. „Evidujeme nabídku podpronájmů v celkové výměře 72 000 metrů čtverečních, což je obrovské číslo. A to jsme teprve na začátku tohoto trendu,“ upozorňuje vedoucí oddělení pronájmů kancelářských nemovitostí JLL Štěpán Šatoplet. Podle průzkumu CBRE už ke zmenšení pronajímaných prostor přistoupila téměř pětina dotázaných respondentů.

Dalším důsledkem krize jsou ekonomické potíže firem, které se část z nich snažila řešit získáním úlevy z nájmu. V Česku požádaly o koronavirovou slevu podle průzkumu CBRE dvě pětiny firem. Pětina pronajímatelů dokonce sama své nájemníky oslovila s nabídkou pomoci.

Nejistota ohledně budoucího vývoje se projevila také poklesem poptávky po volných kancelářích. Firmy jsou opatrnější a pokud nemusí, plány na stěhování ruší nebo odsouvají. V průzkumu CBRE to potvrdilo 27 procent podniků. „Pronajímatelé budou muset o nájemce v příštích měsících více bojovat, což se už teď projevuje nárůstem pobídek, kterými se pronajímatelé snaží zatraktivnit své nabídky,“ říká Radka Novak.

Do jaké míry se trend zmenšování kanceláří projeví na vývoji cen nájmů, zatím není jasné. Roli bude hrát především to, jak hluboká bude krize, zda budou firmy propouštět a kdy se vrátí k plánům na expanzi – tedy jak se bude vyvíjet poptávka po kancelářích. „Zda situace kolem pandemie ovlivní nájmy, bude zjevné až za několik měsíců,“ odhaduje Radka Novak.

Zatím se staví

Jen v loňském roce na pražském trhu přibylo 213 000 metrů čtverečních kanceláří. Developeři chrlili administrativní budovy i v předchozích letech. Celkem bylo na konci loňského roku v hlavním městě 3,67 milionu metrů čtverečních kanceláří. V letošním roce zatím výstavba pokračuje bez větších změn. „Nemáme informace o tom, že by se výstavba některého z projektů zastavila. Staví se dál,“ tvrdí Martin Stričko z JLL. Na konci roku by tak mělo na trhu přibýt dalších 150 000 metrů nových prostor. Zhruba polovina je už předpronajatá.

U připravovaných projektů se někteří developeři – podobně jako u rezidenční výstavby – potýkali se zavřenými úřady. U některých budov se tak například zpozdila kolaudace; zdrželo se také povolovací řízení.

Nakolik krize ovlivní stavby projektované pro vzdálenější budoucnost, je podle analytiků zatím brzy předvídat. Pokud stavební firma poprvé kopne do země letos nebo příští rok, dokončí budovy nejdříve v roce 2022 nebo 2023. „Těžko se odhaduje, v jaké kondici bude trh v dané době,“ vysvětluje Martin Stričko.

Například Penta Real Estate, která v Praze v posledních letech postavila hned několik velkých projektů (naposledy 30 000 metrů kanceláří v budovách Churchill na Žižkově), plány nemění. „Připravujeme dva větší projekty. U první budovy od Zahy Hadid u Masarykova nádraží evidujeme značný kupní zájem od doby, kdy jsme záměr představili – tam se situace nemění,“ říká Miloš Kocián z Penty Real Estate. Plány podle něj firma nemění ani v případě dvou kancelářských budov v Radlicích nedaleko Waltrovky. Stavební povolení u obou projektů Kocián očekává ještě letos do konce roku.

Nicméně pokud bude poptávka po kancelářích dál klesat a neobsazenost budov naopak růst, některé developery to může odradit nebo přimět sázet více na jistotu. „Je možné, že developeři, kteří plánovali zahájit výstavbu v tomto roce, budou vyčkávat nebo měnit strategii ze spekulativní výstavby na předpronájem,“ myslí si Radka Novak. 

Text: Jan Němec, Foto: archiv

Tyto stránky používají cookies. Používáním těchto stránek vyjadřujete souhlas s jejich používáním.